Fjernarbeid hjemmefra under Covid-19

Gjør virksomheten din til et knutepunkt for fjernarbeid: Hva vi lærte av covid-19-krisen

Den Team for relevans har jobbet hjemmefra i over to måneder nå for å hindre spredning av covid-19 og overholde retningslinjene for sosial distansering. Selv om nedstengningene begynner å lette i varierende grad over hele Europa, vil mange bedrifter måtte jobbe hjemmefra i ukene som kommer. 

Vi vet at fjernarbeid byr på store utfordringer for både administrerende direktører, ledere og ansatte, og vi ønsket derfor å dele med dere hva vi har lært av å lede virksomheten vår gjennom denne vanskelige tiden. 

Administrere eksterne arbeidsområder

Ditt første ansvar som CEO eller leder er å sørge for at alle har de grunnleggende verktøyene for å jobbe effektivt: PC-er eller skjermer, en stabil Internett-tilkobling, passende programvareabonnementer og tilgang til samarbeidsverktøy som Slack, slik at dere kan fortsette å jobbe som et team. Enda viktigere er det å sørge for at alle i teamet vet hvordan man bruker disse verktøyene, kanskje ved å opprette chattetråder for programvarerelaterte problemer som oppstår, og planlegge korte opplæringsøkter. Ja, e-post kan dekke mange områder, men du vil bli overrasket over hvor mye mer effektivt det er å bruke e-post. verktøy for samarbeid kan øke produktiviteten og bidra til at teamet føler tilhørighet. 

Organisering er avgjørende for effektivt fjernarbeid. Unngå at noen bruker tid på å lete etter passord som har gått tapt for lenge siden, eller på å lete etter gamle filer. Sentraliser i stedet passord og viktige dokumenter ved hjelp av nyttige passordlagringsapper og lett tilgjengelige arkivplasser som Dropbox eller OneDrive. Du kan også ta i bruk nyttige bedriftsverktøy som Monday for å effektivisere aktiviteter og organisere arbeidsflyten. 

Offline kan du redusere stresset ved å oppmuntre de ansatte til å skape et trivelig arbeidsrom som de føler seg komfortable i. Det kan være å sette opp et skrivebordsområde, bruke en komfortabel stol med god ryggstøtte eller plassere seg ved et vindu for å få det beste naturlige lyset.

Omdefinere produktivitet

Riktige ledere går ikke ut fra at virksomheten går som vanlig når de ansatte jobber hjemmefra under spesielle omstendigheter. Husk at alle har ulike karantenesituasjoner: Noen er vaktmestere, har små barn eller høyhastighets-Wi-Fi kun på vaskerommet. Du må utvise lederskap og fleksibilitet for å øke produktiviteten og motivasjonen. Det innebærer at du må omdefinere hva suksess betyr for hver enkelt medarbeider og hvert enkelt prosjekt, og at du må endre måten du måler produktivitet på. 

Tidssporing og aktivitetsovervåking kan være nyttig når du overvåker prosjekter på avstand. Det finnes mange tilgjengelige verktøy for å spore oppgaver og arbeidstid - hos Relevance bruker vi Harvest. Først og fremst bør du sjekke med de ansatte at de er komfortable med denne formen for overvåking og at de forstår hvordan dataene brukes. 

Dernest er det viktig å være klar over at du ikke kan styre alt de ansatte gjør, og at du heller ikke vil ha særlig innsyn i prosessene som brukes for å få arbeidet gjort. I stedet må du fokusere på resultater og utfall. Du må endre måten du måler suksess på ved å lede diskusjoner om forventninger og gjennomgå målestokkene slik at de er tilpasset fjernarbeid. Gjør de nye målene krystallklare for alle, og feir små og store suksesser. 

Kommuniser oftere

For å unngå isolasjonsdepresjon og sikre at alle er på bølgelengde, anbefaler ledelsesforskere på det sterkeste proaktiv kommunikasjon når man jobber hjemmefra. I stedet for å vente på at kollegene tar kontakt med deg når det oppstår et problem, er det viktig å opprettholde en smidig og empatisk kontakt. 

Det betyr at du må sende litt mer e-post (uten å oversvømme innboksen), oppfordre til hyppigere telefonsamtaler og arrangere videokonferanser. Hvis du gir tilbakemeldinger i tide og viser forståelse for den enkeltes situasjon, vil det stimulere motivasjonen og gi deg muligheten til å utforske mulige forbedringsområder sammen med alle.

Sørg for at teamene stenger av fra jobben

Å jobbe der du spiser, sover og ser på Netflix skaper nye problemer når det gjelder balansen mellom jobb og fritid. Massachusetts Institute of Technology viser til at mange ansatte klager over lederens urealistiske forventninger til deres tilgjengelighet når de jobber hjemmefra. Avgrens arbeidsomfanget, vær tydelig når det gjelder arbeidstid og oppmuntre til fleksible arbeidsplaner som ikke går ut over privatlivet, så lenge arbeidet blir gjort. 

Noen ledere oppmuntrer til og med teamene til å vise hva de har gjort i løpet av helgen i form av fotodagbøker eller dele film- og TV-anbefalinger, slik at medarbeiderne kan være sosiale på samme måte som på kontoret. Slike tilsynelatende små tiltak kan utgjøre en stor forskjell for de ansattes trivsel.


Vi håper at erfaringene våre har vært nyttige for bedrifter som har slitt med å få teamet sitt til å jobbe eksternt. Ta gjerne kontakt med nå ut hvis du har spørsmål.

Les flere artikler av denne forfatteren

klikk her